Privacyverklaring

Privacyverklaring – VZW Limburgs Zweefvliegcentrum (LZC)

Deze privacyverklaring legt uit hoe LZC persoonsgegevens verzamelt, gebruikt en beveiligt in het kader van haar activiteiten als zweefvliegclub en als deelnemend lid van de door de federatie georganiseerde Declared Training Organisation (DTO).

Begrippen en afkortingen

LZC: VZW Limburgs Zweefvliegcentrum (de club).
LVZC: Liga van Vlaamse Zweefvlieg Clubs (de Vlaamse liga).
DTO: Declared Training Organisation die door de LVZC wordt georganiseerd. LZC is géén DTO maar neemt als club deel aan deze LVZC-DTO.

Wie zijn wij?

- - VZW Limburgs Zweefvliegcentrum (LZC)

Zetel: Stalkerweg 14, 3690 Zutendaal

Ondernemingsnummer: 0883.093.740

E-mail: info@lzc.be

Deze privacyverklaring legt uit hoe LZC persoonsgegevens verzamelt, gebruikt en beveiligt in het kader van haar activiteiten als zweefvliegclub en als lid van de door de Liga van Vlaamse Zweefvlieg Clubs (LVZC) georganiseerde Declared Training Organisation (DTO).

Welke gegevens verwerken wij?

Identificatie- en contactgegevens: naam, adres, geboortedatum, telefoon, e-mail, noodcontact.
Rijksregisternummer (uitsluitend voor sportfederatie-doeleinden via LVZC):
In het kader van onze aansluiting bij de Liga van Vlaamse Zweefvliegclubs (LVZC), een erkende sportfederatie onder het Vlaams decreet betreffende de erkenning en subsidiëring van de georganiseerde sportsector, zijn zowel LVZC als de aangesloten sportclubs (zoals LZC) wettelijk gemachtigd om het rijksregisternummer van hun leden op te vragen en te bewaren. Dit volgt uit Artikel 4, §3 van dat decreet, dat bepaalt dat sportfederaties en hun aangesloten clubs een uniek identificatienummer mogen opvragen en hiervoor het rijksregisternummer kunnen gebruiken. LZC verwerkt het rijksregisternummer uitsluitend voor sportfederatie-doeleinden (LVZC), met name: ledenadministratie, verzekering, licentieregistratie en DTO‑opleidingsadministratie via LVZC. Het rijksregisternummer wordt niet gebruikt voor interne clubdoeleinden; dus niet buiten deze door het Vlaams sportfederatiedecreet gedekte sportfederatie‑processen.
Luchtvaart- en opleidingsgegevens: licenties, medische info (indien noodzakelijk), vluchtgegevens, DTO-administratie.
Administratieve en financiële gegevens: lidmaatschapsstatus, betalingen, vliegkrediet, boekhouding.
Beeldmateriaal: foto’s en video’s van clubactiviteiten (publicatie enkel met toestemming).
Uittreksel uit het strafregister: Voor leden die toegang nodig hebben tot het militair domein van de US Army kan de vereniging een uittreksel uit het strafregister opvragen. Dit gebeurt uitsluitend omdat dit een verplichte voorwaarde is opgelegd door de bevoegde militaire autoriteiten voor de aanvraag of validatie van een toegangspas. Het uittreksel wordt enkel ingezien door een beperkt aantal gemachtigde personen en wordt niet bewaard langer dan strikt noodzakelijk voor dit doel.
Technische gegevens: functionele websitecookies (geen marketingcookies).

Doeleinden van de verwerking

Organisatie van de vereniging: ledenbeheer, communicatie en planning.
Veiligheid en vliegoperaties: vluchtregistratie, openboek-meldingen, toegang USAG.
DTO-opleiding: registratie van opleiding en recency. (via de LVZC-DTO).
Verzekeringen: registratie en opvolging van incidenten.
Wettelijke verplichtingen: luchtvaart-, veiligheids- en boekhoudwetgeving.
Toegang tot militaire terreinen (USAG): administratieve verwerking van gegevens die noodzakelijk zijn voor de aanvraag en validatie van toegangspassen tot het militair domein, zoals vereist door de bevoegde militaire autoriteiten.

Digitale platformen

Vereinsflieger: vluchtadministratie, ledenbeheer, planning en boekhouding.
Zweef.app (LVZC-DTO): verzekering, recency en DTO-opleidingsstructuur.
Google Workspace (lzc.be): communicatie en documentbeheer (EU-datacenters waar mogelijk).

Rolverdeling LZC vs. LVZC (DTO)

Voor de clubwerking (ledenbeheer, communicatie, lokale vliegoperaties) treedt LZC op als verwerkingsverantwoordelijke.
Voor DTO-processen (opleidingsregistratie en recency via de LVZC-DTO in Zweef.app) treedt LVZC op als verwerkingsverantwoordelijke. LZC levert hiervoor de noodzakelijke persoonsgegevens aan de LVZC-DTO en blijft verwerkingsverantwoordelijke voor de eigen clubcontext.

Rechtsgrond

Lidmaatschapsovereenkomst: noodzakelijke verwerking voor de werking van de VZW.
Gerechtvaardigd belang: veiligheid, opleiding en verzekering.
Wettelijke verplichting: DGLV, EASA en boekhouding.
Toestemming: enkel voor beeldmateriaal en minderjarigen.

Bewaartermijnen

Ledenadministratie: 10 jaar na einde lidmaatschap.
Vlucht- en opleidingsgegevens: volgens luchtvaartregelgeving (minstens 5 jaar).
Financiële documenten: 7 jaar.
Beeldmateriaal: tot intrekking van toestemming.

Toegang tot gegevens

Toegang beperkt tot need-to-know: RvB, instructeurs, VVO, administratie.
Externe partijen enkel indien wettelijk verplicht of noodzakelijk: DGLV, politie, verzekeraar.
Gegevens worden nooit verkocht of commercieel gedeeld.

Internationale doorgiften

Google Workspace voldoet aan de GDPR en verwerkt gegevens binnen de EU waar mogelijk.
Voor eventuele internationale doorgiften worden de door de Europese Commissie goedgekeurde Standard Contractual Clauses (SCC’s) gebruikt.

Rechten van leden

Recht op inzage, rechtzetting, beperking en bezwaar.
Recht op gegevenswissing (voor zover wettelijk mogelijk).
Recht op dataportabiliteit.
Intrekking van toestemming voor beeldmateriaal op elk moment.
Aanvragen via: secretariaat@lzc.be

Minderjarigen

Ouderlijk toezicht en toestemming noodzakelijk voor lidmaatschap en beeldmateriaal.
Extra databeperkingen en bescherming gelden voor minderjarigen.
Zie ook paragraaf 1.6 in het huishoudelijk reglement.

Beveiliging

Beveiligde systemen, beperkte toegangsrechten, logging en encryptie.
Datalekken worden onmiddellijk gemeld aan betrokken leden en indien nodig aan de Gegevensbeschermingsautoriteit.

Onze website gebruikt alleen functionele en technische cookies die noodzakelijk zijn voor de werking van de site.
LZC plaatst zelf geen analyse-, tracking- of marketingcookies.
De website is gebouwd in Google Sites. Google kan enkele functionele cookies plaatsen die noodzakelijk zijn voor de werking van het platform. LZC deelt geen bezoekersgegevens met Google voor analyse- of marketingdoeleinden.

Toegang tot militaire site (USAG/IACS)

LZC organiseert vliegactiviteiten op een site beheerd door US Army Garrison (USAG).
Voor toegang tot het terrein is een installatiepas vereist en gebeurt registratie in het Installation Access Control System (IACS).
Deze registratie wordt beheerd door de U.S. Forces en kan volgende gegevens omvatten: identiteitsdocumenten, pasfoto, en—waar toepasselijk vingerafdrukken, met het oog op toegangscontrole en force protection.
De bewaarperiode bij IACS bedraagt in de regel 3 jaar (langer bij ‘adverse-flagged’ records).
LZC is niet de verwerkingsverantwoordelijke voor deze IACS-verwerking en heeft geen toegang tot deze databank; U.S. Forces bepalen het doel en de middelen. Weigering van de IACS-registratie kan leiden tot geen toegang tot het terrein en dus geen deelname aan de vliegactiviteiten. Zie ook AE Regulation 190-16 (Installation Access Control) en de bijbehorende lokale USAG-uitvoeringsrichtlijnen (bv. https://home.army.mil/bavaria/4417/4316/2142/AEA_Reg_190-16_-_April_2024.pdf).

Wijzigingen

Deze privacyverklaring kan worden bijgewerkt wanneer nodig.
De meest recente versie staat altijd op www.lzc.be.

Contact

VZW Limburgs Zweefvliegcentrum – secretariaat@lzc.be
Gegevensbeschermingsautoriteit: Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/burger/acties/contact

Page updated

Report abuse